El tratamiento archivístico, mediante el que se procura la administración de los documentos desde su creación en las oficinas hasta su depósito en el archivo histórico, sistematiza las tareas del archivo en las siguientes fases: identificación, valoración y descripción.

LA IDENTIFICACIÓN DE FONDOS

La identificación es la actividad que tiene como objetivo el estudio de la estructura orgánica y de las funciones del órgano o sujeto productor de la documentación y la determinación de las series documentales  que son testimonio de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones (Reglamento,  del AMVA, art. 4.d.). Tiene como resultado la organización del fondo y el establecimiento del cuadro de clasificación del mismo y la ordenación de sus series documentales.

Conforme establece el citado reglamento, el fondo documental del Ayuntamiento de Valladolid se organiza siguiendo un cuadro de clasificación general basado en criterios orgánico-funcionales y en el principio de procedencia. Una vez clasificados los documentos e identificadas las series se procede a la ordenación de las unidades documentales que las componen siguiendo criterios cronológicos, alfabéticos, numéricos o los que se estiman convenientes (Reglamento, arts. 33 y 36).

LA VALORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES 

La valoración documental es la actividad que tiene por finalidad analizar y establecer en los documentos los valores primarios que responden a las necesidades administrativas, fiscales o legales de la Administración y los valores secundarios derivados de su importancia para la investigación (Reglamento, art. 4.e.), y tiene como resultado la determinación de las transferencias, acceso y la eliminación total o parcial de los documentos.

La principal herramienta de la valoración documental son los calendarios de conservación, que están formados por el conjunto de las reglas de conservación aprobadas para cada una de las series documentales que producen las unidades administrativas y entidades dependientes de una organización. En ellos se recogen los plazos para las transferencias y conservación de los documentos, así como las series que deberán ser eliminadas, el momento de su eliminación y aquellas otras que se conservarán indefinidamente (Reglamento, art. 4.g.).

Las Reglas de Conservación, por su parte, determinan, para cada una de las series documentales, el tránsito y destino de los documentos desde el momento en que se generan en las oficinas hasta su depósito definitivo en un archivo histórico, estableciendo los plazos de transferencia, así como los plazos de eliminación una vez alcanzada la fase inactiva, independientemente de cuál sea el  soporte. Cada regla deberá incluir los siguientes datos: Organismo o unidad productora, plazos de transferencia entre los distintos archivos, plazos de eliminación, totales o no, y tipo de muestreo (Reglamento, arts. 29.3, 29.1 y 30).

La elaboración de propuestas de reglas de conservación corresponde al Archivo Municipal y su aprobación se realizará por decreto de la Alcaldía a propuesta de la Dirección del Archivo Municipal y previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento, cuya composición y atribuciones se regulan en los arts. 12 a 16 del Reglamento del AMVA. Una vez aprobadas en el Ayuntamiento, las propuestas, serán presentadas a la Comisión Sectorial de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León, a quien corresponde su estudio e informe. Su aprobación definitiva corresponderá a la consejería de la Junta de Castilla y León competente en materia de  Archivos y Patrimonio Documental, responsable de la emisión de la orden que se publicará en el BOCYL.

La eliminación de documentos sólo procederá conforme a los criterios propuestos y aprobados en los calendarios de conservación aprobados. El  archivo municipal deberá garantizar la destrucción total de los soportes así como el reciclado de los mismos y llevará control de la eliminación mediante un registro, conservando un muestreo de las series eliminadas (Reglamento, arts. 31.1, 31.2, 32.1 y 32.3).

• Calendario de conservación de series documentales del Ayuntamiento de Valladolid

Documento PDF Calendario de conservación (11.7 KB) (3 páginas)

• Reglas de conservación del Ayuntamiento de Valladolid aprobadas mediante Orden de la Consejería de Cultura y Turismo de la Junta de Castilla y León 

Documento PDF ORDEN CYT11402006, de 30 de mayo. BOCyL 136, de 14 de julio de 2006 (1.7 MB) (13 páginas)

Documento PDF ORDEN CYT4792009, de 17 de febrero. BOCyL 46, de 9 de marzo de 2009 (3.6 MB) (25 páginas)

LA DESCRIPCIÓN 

Es la tercera fase del tratamiento archivístico, y consiste en la elaboración de instrumentos de descripción que permitan acceder a los documentos y a su contenido.
El Archivo Municipal elaborará guías, inventarios, índices y repertorios y cualquier otro instrumento de descripción para favorecer la difusión y acceso a la información de manera continuada (Reglamento del AMVA, art. 35).