La gestión documental del Ayuntamiento de Valladolid

La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas y procedimientos utilizados para administrar los documentos producidos por una organización con la finalidad de alcanzar, entre otros, los siguientes objetivos:

    Facilitar la recuperación de la información que contienen.

•   Determinar el tiempo durante el que  deben guardarse.

   Eliminar de forma segura los que ya no sirven.

   Asegurar la conservación a largo plazo de los que, por su valor, deben permanecer.

 

La gestión documental se basa en el análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos y en la teoría de las tres edades de los documentos. Los documentos pueden contener valores primarios (los vinculados a la finalidad con la que fueron creados, fundamentalmente valores administrativo, jurídico, legal o fiscal) o secundarios (otros valores ajenos a la finalidad de su creación que pueden aparecer con el paso del tiempo, como el valor histórico o el valor testimonial). Partiendo de estos valores, la teoría de las tres edades establece el ciclo vital de los documentos y su paso por los distintos archivos que conforman el sistema de archivos de una organización, que en el caso del Ayuntamiento de Valladolid son tres: los archivos de las oficinas, el archivo central y el archivo histórico.

Los archivos de oficina o de gestión son los que conservan y organizan la documentación activa desde su creación hasta su transferencia, y están adscritos orgánicamente a los servicios, departamentos o unidades administrativas del Ayuntamiento, cuyos titulares son responsables de la custodia y conservación de los documentos que producen, sin perjuicio de las funciones técnicas que corresponden al Archivo Municipal. 

Los archivos central e histórico custodian, respectivamente, la documentación semiactiva (aquella que, sin ser de uso habitual, puede ser susceptible de consulta administrativa) e histórica (que no puede ser eliminada y debe conservarse de forma permanente). Ambos archivos están integrados en el Archivo Municipal de Valladolid, cuyas funciones son recibir, conservar y servir los documentos a la propia Administración y a los ciudadanos

Para la correcta gestión de sus documentos, el Ayuntamiento de Valladolid ha desarrollado una serie de normas, instrucciones y procedimientos en los que se regulan:

  • Las transferencias, proceso a través del cual los documentos pasan desde los archivos de oficina al Archivo Municipal.
  • Las distintas fases del tratamiento archivístico: identificación, valoración y descripción.