Se denomina transferencia documental al procedimiento por el que los documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de un archivo a otro del sistema una vez finalizado el período de permanencia que, para cada uno de ellos, establecen las normas vigentes en cada organización. 

El Reglamento del Archivo Municipal de Valladolid determina que los archivos de oficina deben conservar la documentación activa (es decir, la que es de uso habitual en la oficina productora), por lo que una vez que la tramitación de los expedientes ha concluido deben ser enviados al Archivo Municipal, donde  se custodian los documentos semiactivos y los documentos históricos (arts. 26.1, 27 y 28).

 De acuerdo con el citado reglamento (arts. 18 a 26), en las transferencias documentales se debe observar el siguiente procedimiento: 

• Preparación de los documentos. Al finalizar cada ejercicio, todos los expedientes cuya tramitación haya concluido se individualizarán en carpetillas en las que figurarán sus datos identificativos, se limpiarán eliminando duplicados, copias y elementos ajenos y se ordenarán. Para finalizar, los expedientes se introducirán en las cajas normalizadas que proporcionará el Archivo Municipal, que serán numeradas por la oficina
• Cumplimentación de las relaciones de entrega. Las oficinas cumplimentarán una relación de entrega por cada una de las series documentales que se transfieran, conforme al modelo suministrado por el Archivo Municipal. En dichas relaciones se recogerán, además del contenido de las cajas que se entregan, los siguientes datos: nombre del órgano que realiza la transferencia; nombre del órgano productor de los documentos que se transfieren y serie documental.

INSTRUCCIONES PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

MODELO RELACIÓN DE ENTREGA

• Formalización de la solicitud de transferencias. Una vez llevados a cabo los trámites anteriores, las oficinas remitirán al Archivo Municipal un formulario de solicitud de transferencias debidamente cumplimentado, al que acompañarán las relaciones de entrega de los documentos que se desean transferir.